System obrotu dokumentów w firmie – sprawdzone sposoby na oszczędności

Automatyzacja to już od ponad wieku słowo klucz dla zwiększania efektywności pracy. Choć dziś metody są inne, cele się zmieniły, a produkty ewoluowały, to nadal każdy przedsiębiorca chciałby zdjąć z barków pracowników zadania, które można przekazać maszynom bądź systemom informatycznym. Jednym z najciekawszych sposobów optymalizacji w firmach są systemy obrotu dokumentów. Platformy pozwalające na indeksowanie pism, faktur czy akt, a także zarządzanie nimi, to niesamowite usprawnienie dla każdego przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania w tej dziedzinie pozwalają na uproszczenie wszystkich procesów związanych z dokumentami do niezbędnego minimum. Do rzeczy jednak – czym właściwie jest system obiegu dokumentów?

Indeksowanie, zarządzanie, korespondencja

Digitalizacja i automatyzacja to dwa główne założenia, stojące za systemami obrotu dokumentów. Dobry, kompleksowy system tego typu może odpowiadać za dużą część zarządzania przedsiębiorstwem. Przydatne narzędzia, które wchodzą w jego skład, takie jak rozpoznawanie tekstu, możliwość korespondencji czy nawet komentowanie dokumentów na żywo, to jednak tylko dodatki. Podstawą jest system pozwalający na udostępnianie, przydzielanie dostępów oraz odpowiedzialności związanych z dokumentami do konkretnych osób w firmie. Można o tym myśleć jak o wirtualnej szafce na dokumenty, która ma też automatycznego kuriera i inne narzędzia oszczędzające czas. Wgląd w dokumenty jest możliwy z każdego miejsca na świecie, a ich przekazywanie nie wymaga kopiowania i transportu. Taki system ma pewne przewagi nad inną oczywistą metodą przekazywania informacji elektronicznie, czyli e-mailem. Możliwy jest administratorski wgląd w dokumenty, mogą one być archiwizowane, są uporządkowane, a do tego dodatkowe narzędzia umożliwiają komunikację i współpracę bezpośrednio w przestrzeni danego tekstu.

Trudności przy wdrożeniu?

Nowoczesne rozwiązania w firmie to zawsze ryzyko trudnego okresu przejściowego. Przyzwyczajenie pracowników do każdego nowego systemu zarządzania może być problematyczne, a dodatkowe koszty szkoleń, wdrożenia systemu oraz infrastruktury mogą być przytłaczające. Na szczęście, firmy dostarczające kompleksowe rozwiązania mają przygotowane sposoby na ograniczenie strat. Koszty wdrożenia są relatywnie niewielkie w porównaniu z zyskami bezpośrednimi, wynikającymi z oszczędności czasu, etatów pomocniczych czy nawet papieru i tonera. Do tego, systemy obiegu dokumentów pozwalają na uniknięcie błędów, które nie zostałyby wychwycone w ‚klasycznej’, papierowej formie. Coraz sprawniejsze mechanizmy pozwalają na coraz dalej idące ułatwienia, pozwalające na wyższą skuteczność pracowników, przy jednoczesnym odciążeniu ich z zadań nie wymagających kompetencji. Są to naprawdę przydatne narzędzia, które każdemu przedsiębiorstwu mogą przynieść duże korzyści.

Comments (No)